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1. 作业内容(流程图:详4/4页)
1.1 财务单位於年(中)终盘点前拟订〝盘点计划〞,叙明预定盘点时间及盘点应注意事项,以专案方式依核决权限送呈签核後,通知保管单位及会计单位进行盘点作业。详请参见『存货循环-存货盘点作业』有关规定。
1.2 总务单位根据〝盘点计划〞所订时间,依「财产分布清册」(8.1)转换为部门别「财产盘点清册」(8.2)分送各单位初盘人员进行盘点。
1.3 各保管单位应就保管之财产进行初盘,核对资产实体所黏贴之财产编号、所处位置及保管人「财产盘点清册」是否相符,如有差异应记录於「财产盘点清册」之〝备注栏位〞,初盘完成後於「财产盘点清册」上签名确认後送交总务单位进行复盘。
1.4 总务单位应依据各单位初盘之「财产盘点清册」,会同相关单位进行复盘,且於「财产盘点清册」记录复盘结果。
1.5 财务单位、稽核单位或签证会计师得视工作上之需要,於盘点过程*人员进行监盘或抽盘。
1.6 盘点结束後,总务单位应汇整各部门「财产盘点清册」,盘点有差异者,总务单位应应将汇总差异部分转交各保管单位主管。
1.7 各保管单位对於固定资产盘盈(亏),要追查发生原因,非正常废弃、毁损、丢失以及非正常事故的过失者,应按情节轻重,追究责任,予以处罚,并将改善与惩处建议回复总务单位。
1.8 总务单位收到各单位回复後,编制固定资产盘存差异之「签呈」(8.3),说明差异原因及处置结果,呈报厂区较高主管核阅。
1.9 总务单位将「财产盘点清册」及「签呈」等资料复印一份留底并依盘点结果调整「财产分布清册」,正本送交会计单位,据以调整帐务及更新「财产目录」(8.4)。
1.10 财产保管单位对於固定资产应负平常保管、维护之责任,除应年(中)终盘点外,应随时注意并不定时清点保管之财产。
2. 控制重点
2.1 针对盘点差异部分应进行分析与改善,并追查其原因及责任归属。
2.2 盘点差异应於核准後确实更正及调整相关财产纪录。