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4.1.1人力资源部是文件的主管部门,负责文件的审查、编号、印制、分发、销毁。
4.1.2各职能部门负责人员组织相关文件的起草。
4.1.3企业负责人负责文件的批准。
4.1.4全体员工应严格按有关文件进行各类操作与管理。
4.2公司文件系统分类及代号:
技术标准TS
标准部分 管理标准MS
文件系统 工作标准WS
记 录 工作记录 RD
4.3编制
4.3.1编制:由部门负责人组织熟悉本岗位的人员起草文件。
4.3.2审查:部门负责人对文件初稿的内容进行审核,必要时应组织相关部门进行会审。
4.3.3批准:人力资源部对文件汇总后,送总经理或其*者审批。如不同意应将原稿及时退回人力资源部。如同意则签名批准,并确定生效日期。
4.4印制、颁发
4.4.1文件的印制颁发
4.4.1.1经批准的文件,由人力资源部组织打印成文。
4.4.1.2由人力资源部核对。
4.4.1.3由人力资源部组织相关人员在正式文本上签字。
4.4.1.4正式签字的文本为一份,保管在人力资源部。
4.4.1.5按批准的份数复印,在每份复印件上盖章,以示负责。
4.4.2记录的印制、颁发
4.4.2.1由总经理或其*者批准。
4.4.2.2印刷的底稿由人力资源部核对。
4.4.2.3核对后成正式记录。
4.4.2.4记录随相关文件下发并执行。
4.5修改
4.5.1文件每二年由各职能部门审核一次,并对有关内容进行修改。
4.5.2如遇特殊情况无法执行文件,应提出修改意见,由该部门主管报人力资源部审查,意见经采纳,可修改文件。
4.5.3修改程序同编制程序。
4.6内容
4.6.1标准内容
4.6.1.1标题
4.6.1.2编号
4.6.1.3制订人
4.6.1.4审核人
4.6.1.5批准人
4.6.1.6生效日期
4.6.1.7目的
4.6.1.8适用范围
4.6.1.9责任者
4.6.1.10正文
4.6.2记录内容
4.6.2.1标题
4.6.2.2编号
4.6.2.3操作指令
4.6.2.4需记内容
4.6.2.5操作者
4.6.2.6操作日期
4.6.2.7需要核对时还应有核对人及核对日期
4.7编制要点
4.7.1格式统一。
4.7.2层次清楚。
4.7.3用词确切,通俗易懂。
4.7.4内容应结合实际,切实可行。
4.7.5文件制定、审查和批准的责任明确,并有责任人签名。
4.7.6文件内容不要重复。
4.7.7互相关联的文件不能有矛盾。
4.8发放和收回
4.8.1文件应发至各使用部门及相关部门,接收者应签字。
4.8.2发放时应建立发放记录。
4.8.3在发放新的文件前应先收回原有的文件。
4.8.4收回的文件统一销毁,要有监督人并作销毁记录。
4.9 执行
4.9.1所有人员应严格按文件规定进行操作与管理。
4.9.2任何人无权擅自修改文件。
4.9.3在现场不得出现与本岗位无关的文件。
4.9.4在工作现场不得出现已撤销、过时的文件。
4.9.5在生产岗位不得出现与本批无关的记录。