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5.1 销货折让
5.1.1 当发生折让时,业务单位应取得客户所开立〝折让证明文件〞以供本公司做为帐务处理之依据。
5.1.2 若业务单位无法取得客户开立〝折让证明文件〞,则由业务单位填立「销货折让单」(内部凭证)经权责主管核准後,送予客户端签认。
5.1.3 不论是否取得客户所开立〝折让证明文件〞,业务单位均应填立「销货折让单」(8.1)经权责主管核准後,送会计单位作为应收帐款减项之依据,未有「销货折让单」,会计单位不得冲减应收帐款。
5.1.4 「销货折让单」之功能
5.1.4.1 会计部门入帐(冲应收帐款)之内部凭证。
5.1.4.2 藉以了解发生折让之原因,以作为经营改善之参考。
5.2 销货退回
5.2.1 因品质问题发生不良和/或环境物质管制、汽车品特别要求未达到客户要求时,业务单位应依『客诉处理作业』针对不良原因与客户进行沟通协调。
5.2.2 如无法於客户端进行重工处理而须退回不良品时,由业务单位负责与客户确认退运时
间、地点、数量,并开立「派车单」(8.2)由车辆管理单位安排司机载运回厂。
5.2.3 司机载运时,应清点与核对不良品与客户所开立〝退货单〞一致,如有问题应当场与客户仓储管理单位确认,如无问题,则於客户所开立〝退货单〞签名确认。
5.2.4 销退不良品回到公司时,仓库收料人员应再次清点核对,并由业务依客户〝退货单〞开立「销货退回单」(8.3)经权责主管核准後依下列方式分送各单位
5.2.4.1 **联,由仓管单位留存,并通知品保单位进行判定。
5.2.4.2 *二联,连同客户所开立〝退货单〞转送会计单位入帐。
5.2.4.3 *三联,交业务单位做为对帐使用。
5.2.4.4 *四联,交由生管为依据下生产指令补货。
5.2.5 不论是否取得客户所开立〝退货单〞,业务单位均应填立「销货退回单」并经权责主管核准後,送会计单位作为应收帐款减项之依据,未有「销货退回单」,会计单位不得冲减应收帐款。
5.2.6 销退不良品和/或环境物质管制未达到客户要求,若与品质无关,仓库直接入库,再做报废处理;若为品质异常退回,品保单位依「销货退回单」进行区分及不良分析,并依『生产循环-不合格品管制作业』进行监别,如可重工者由生管单位安排重工办理;如因修护成本过高,不符经济效益则予报废处理,详请参见『存货循环-重工及报废品处理作业』。
5.3 有关销货折让与销货退回之税务处理,会计单位应依当地政策有关法令法规办理。
6. 控制重点
6.1 销货折让与销货退回,应确实入帐并取得合法凭证。
6.2 若有逾保证期之销退品应查明原因。
6.3 维修时无法侦测之问题应讨论并改善。
6.4 「销货退回单」应按序编号使用存档,并经权责主管核可据以执行适当程序。